8. Eliminação#
8.1. Como é a eliminação de processos pelo Módulo GD?#
Quando um processo passa pelo fluxo completo de eliminação, que poderá ocorrer na versão 4.1.1 ou superior, todos os objetos digitais dos documentos são permanentemente eliminados, não sendo possível sua visualização e recuperação. O processo ainda permanecerá no sistema para possível consulta de metadados e histórico. A árvore de documentos dos arquivos do processo manterá os registros de quais documentos estavam no processo, bem como seus andamentos, porém cada objeto digital/anexo ficará permanentemente inacessível.
8.2. Os modelos de Listagem, Edital de Ciência e Termo de Eliminação poderão ser customizados de acordo com os modelos utilizados pela instituição?#
Os modelos seguem a Resolução nº 40/2014 do CONARQ e suas alterações, mas podem ser editados no menu Editor dos modelos nativo do SEI. Os modelos criados pelo Módulo estão identificados com as letras GD (ex.: GDmodeloDocumentoEliminacao).
8.3. Quem deve assinar a Listagem de Eliminação de Documentos?#
Conforme Resolução nº 40/2014 do CONARQ e suas alterações, devem assinar a LED o responsável pela seleção, o Presidente da CPAD, a autoridade do órgão a quem compete aprovar a LED e o Titular do órgão ou entidade, ou seus respectivos substitutos.
8.4. Quem deve assinar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos?#
O Edital de Ciência deve ser assinado pelo Presidente da CPAD ou seu substituto.
8.5. Quem deve assinar o Termo de Eliminação de Documentos?#
Devem assinar o termo o responsável pela supervisão da eliminação e o presidente da CPAD ou seu substituto.
8.6. Caso o Edital de Ciência de Eliminação seja contestado após sua publicação é possível suspender o processo de eliminação?#
O processo de eliminação só poderá ser efetivado após decorrido o prazo definido no Edital de Ciência e necessita de confirmação da ação por colaborador competente. Caso haja contestação, é possível suspender a eliminação através de registro da ação no processo.
8.7. Qual o tratamento dado em relação à eliminação de documentos físicos que foram digitalizados e inseridos no SEI?#
A eliminação das vias físicas de documentos que compõem processos híbridos é de gestão do órgão. O SEI possui a funcionalidade nativa de gerenciamento da localização de vias físicas. Caso o órgão utilize tal funcionalidade, o módulo irá listar os documentos externos que estão presentes nos processos a serem eliminados, o que possibilitará que o responsável pela eliminação localize as vias físicas e proceda com o processo.
8.8. É possível incluir a ata de aprovação da eliminação por parte da CPAD no processo de eliminação criado pelo módulo?#
Sim, é possível incluir novos documentos no processo de eliminação.
8.9. Os metadados com informações de descrição do processo, interessados e observações da unidade ficarão disponíveis para os processos eliminados?#
Todos os metadados existentes no SEI ficam armazenados no banco de dados. Para acessar os metadados em sua completude, é necessário acionar a área de tecnologia do seu órgão.