Scripts de Conversão - Tabela de Assuntos SEI#

Atenção

Recomenda-se que os scripts sejam testados em ambiente de homologação antes de serem aplicados no ambiente de produção do SEI.

Esta seção é dedicada à concentração dos scripts a serem utilizados para a conversão (“De/Para”) das tabelas de Assuntos utilizadas no SEI, conforme os normativos emitidos pelo Arquivo Nacional.

A planilha de De/Para utilizada para conversão da Resolução CONARQ n. 14, de 24 de outubro de 2001, para a Portaria AN/MGI nº 174, de 23 de setembro de 2024, está disponível para download na Página do Arquivo Nacional

Já a planilha de De/Para utilizada para conversão da Portaria AN nº47, de 14 de fevereiro de 2020, para a Portaria AN/MGI nº 174, de 23 de setembro de 2024, foi elaborada pelo PEN com base nos documentos publicados pelo Arquivo Nacional e submetida para avaliação do referido órgão, estando disponível em Planilha de Equivalência da Tabela de Assuntos. Esta planilha foi criada apenas no intuito de subsidiar a construção do script, não devendo substituir o material disponibilizado pelo Arquivo Nacional.

O script de mapeamento executará a criação de uma nova estrutura com os respectivos assuntos arquivísticos, conforme estabelecido pela Portaria AN/MGI nº 174/2024. Em seguida, os assuntos atualmente existentes serão transferidos para essa nova estrutura. Por fim, será realizado o mapeamento dos assuntos de acordo com a tabela de equivalência atualizada pelo Arquivo Nacional.

Sobre esse tema, algumas observações:

  • O script deverá ser executado por colaboradores com perfil profissional técnico e acesso ao banco de dados SEI do seu Órgão/UNIDADE; e

  • Esta solução só poderá ser utilizada em versões superiores a 4.0.

Foi elaborado apenas um script em linguagem PHP, de maneira a ser compatível com os bancos de dados Oracle, MySql e SqlServer no qual o usuário irá inserir um parâmetro para escolher a partir de qual tabela será feita a equivalência: a partir da Resolução CONARQ n. 14, de 24 de outubro de 2001, ou a partir da Portaria AN nº47, de 14 de fevereiro de 2020.

Abaixo segue o script de mapeamento compatível com os bancos de dados informados:

Nota

O SEI possui, por padrão, uma limitação de 500 caracteres para o preenchimento dos campos. Como as notas explicativas excedem esse limite, seu conteúdo foi adaptado para a disponibilização do script citado acima. As versões originais das notas explicativas podem ser consultadas em: <https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-documentos/orientacao-tecnica-1/planilha-eletronica-com-instrumentos-de-gestao-de-documentos-relativos-as-atividades-meio>`_

Orientações#

  1. O script deve ser transferido (download realizado) para o servidor de destino onde será executado.

  2. Após o download do script, execute o seguinte comando:

/usr/bin/php -c /etc/php.ini /opt/sei/scripts/script_mapeamento_tabela_assuntos_14_47_174.php

  1. Após a execução do script, serão apresentadas duas opções:

../_images/OPCOES_TABELA_ASSUNTOS.png

  1. Deverá ser fornecida a opção desejada (14 ou 47):

  • 14 - Atualização dos assuntos arquivísticos, segundo a Portaria 174/2024 e mapeamento dos assuntos da tabela referente à resolução 14/2001

  • 47 - Atualização dos assuntos arquivísticos, segundo a Portaria 174/2024 e mapeamento dos assuntos da tabela referente à Portaria 47/2020)

  1. Ao selecionar a opção, o próprio script identifica automaticamente o tipo de banco de dados em uso (SQL Server, Oracle ou MySQL) e executa o procedimento conforme o banco identificado.

  2. Após a execução, ao verificar a tabela de assuntos no SEI e atualizar a página, será possível visualizar o mapeamento referente ao script executado. A execução atual permanece ativa, enquanto a anterior é desativada.

../_images/Tela_ativacao_nova_tabela_1.gif

  1. Para concluir o trabalho, executar o script de atualização das sequências do banco de dados SEI, se o banco de dados for o MySQL ou Sql Server. Para isso, execute o comando:

/usr/bin/php -c /etc/php.ini /opt/sei/scripts/atualizar_sequencias.php > atualizacao_versao_sei.log

Atenção

O referido script contempla os códigos já existentes e/ou que possuem equivalência. Os novos códigos criados pelo Arquivo Nacional, conforme Tabela de Atualizações, devem ser inseridos de forma manual. São eles:

  • 002.3

  • 002.31

  • 002.32

  • 002.33

  • 015.4

  • 015.41

  • 015.42

  • 015.5

  • 018.1

  • 018.2

  • 019.114

  • 019.13

  • 019.14

  • 029.13

  • 030.04

  • 041.7

  • 063.4

Notas do Arquivo Nacional#

I - Quando a equivalência for de um código para muitos, é necessário realizar a reclassificação de processo a processo, mas diante do volume é possível adotar uma estratégia para essa migração automática. Pode-se relacionar o código anterior com o código estruturante imediatamente superior, do novo código da Portaria AN/MGI nº 174/2024, ficando esse código estruturante desabilitado em seguida e seja feita o planejamento da reclassificação, mesmo que no momento da avaliação e destinação;

II - Deve-se considerar também os códigos que foram extintos, para os quais deve-se observar se há processos nele classificados e, caso haja, deve-se relacionar o código anterior ao código estruturante imediatamente superior, do novo código da Portaria AN/MGI nº 174/2024, apenas para fins de migração, também orientando que seja desabilitado em seguida e se faça o planejamento da reclassificação;

III - Não é recomendada a alteração do descritor ou do código na mesma tabela ativa, o que afetaria a relação orgânica, temporalidade e destinação dos documentos;

IV - Não é recomendada a criação de novos códigos provisórios ou a continuidade de uso dos códigos anteriores ao código da Portaria AN/MGI nº 174/2024.